Cada mes tu empresa emite y recibe cientos o miles de CFDI. El SAT los conoce todos desde el momento en que se timbran. La pregunta es si tu contabilidad también: si falta una factura, si un pago no tiene su complemento o si un proveedor aparece en la lista negra, el problema aparece en una revisión, no antes.
Conciliar tus CFDI es comparar lo que el SAT tiene registrado contra lo que tu empresa tiene en su contabilidad y su ERP. Aquí te explicamos qué revisar, cada cuándo y cómo automatizarlo.
Qué es conciliar CFDI (y qué no)
Conciliar no es solo descargar los XML. Es cruzar tres fuentes y encontrar las diferencias:
- Lo que el SAT tiene: todos los CFDI emitidos y recibidos con tu RFC, incluidos los cancelados.
- Lo que registró tu contabilidad: pólizas, cuentas por pagar y por cobrar.
- Lo que pasó en el banco: los pagos reales que respaldan cada factura.
Si las tres coinciden, tu información fiscal está en orden. Si no, cada diferencia es un riesgo: deducciones que no proceden, IVA que no puedes acreditar o ingresos que el SAT ve y tú no declaraste.
Las 5 diferencias más comunes
1. Facturas que el SAT tiene y tu contabilidad no
Proveedores que facturan a tu RFC sin que nadie las registre, o gastos de empleados que nunca llegaron a cuentas por pagar. También pasa al revés: facturas que emitiste desde otro sistema y no llegaron al ERP.
2. Facturas canceladas que siguen registradas
Un CFDI cancelado ya no tiene efectos fiscales. Si sigue en tu contabilidad, estás deduciendo o acreditando algo que no existe.
3. Pagos sin complemento de pago
Cuando una factura se emite con método de pago PPD (en parcialidades o diferido), cada cobro requiere un CFDI con Complemento para recepción de pagos 2.0. La regla general es emitirlo a más tardar el día 5 del mes siguiente al pago. Sin ese complemento, tu cliente no puede acreditar el IVA y tú tienes un ingreso mal soportado.
4. Saldos insolutos que no cuadran
El complemento de pago lleva el saldo anterior, el monto pagado y el saldo pendiente de cada factura. Si un abono se aplicó mal, los saldos dejan de coincidir con tus cuentas por cobrar.
5. Proveedores en la lista 69-B
Si un proveedor aparece en la lista definitiva del artículo 69-B del Código Fiscal (las llamadas empresas que facturan operaciones simuladas), sus facturas no tienen efectos fiscales. Revisarlo antes de pagar te evita un problema mucho mayor después.
Regla práctica: concilia al menos una vez al mes, antes de cerrar y presentar declaraciones. Las empresas con mucho volumen lo hacen cada semana.
Cómo conciliar paso a paso
- Descarga todos tus CFDI del periodo, emitidos y recibidos, con su estatus vigente o cancelado.
- Exporta lo registrado en tu contabilidad o ERP para el mismo periodo.
- Cruza por UUID, el folio fiscal único de cada CFDI. Cruzar por monto o por nombre genera falsos positivos.
- Separa las diferencias en tres listas: faltan en contabilidad, sobran en contabilidad (incluidas canceladas) y montos distintos.
- Revisa los PPD contra sus complementos de pago y los saldos insolutos.
- Valida a tus proveedores contra la lista 69-B.
- Corrige y documenta cada diferencia antes del cierre.
Con pocas facturas se puede hacer en Excel. Con cientos al mes, el proceso manual se vuelve lento y propenso a errores, y ahí conviene automatizarlo.
Cómo automatizarlo
Hay dos caminos, según el tamaño de tu operación:
- Una plataforma de gestión de CFDI. SimpliFac, de la familia SimpliSoft, descarga tus CFDI del SAT de forma masiva, los guarda en un repositorio con buscador, te muestra dashboards, revisa la lista 69-B y concilia contra tu ERP. A la fecha ha descargado más de 1.1 millones de CFDI para más de 80 empresas.
- Una conciliación a la medida. Cuando el cruce involucra varios sistemas (por ejemplo, ERP, nómina y un gestor documental como OnBase), construimos una conciliación automática que corre cada periodo y entrega solo las diferencias. Así lo hicimos para una universidad privada que cuadraba CFDI, ERP y varios sistemas de nómina a mano. Puedes verlo en nuestros casos de éxito.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuándo debo conciliar mis CFDI?
Como mínimo cada mes, antes de tus declaraciones. Si manejas mucho volumen o muchos pagos en parcialidades, hazlo cada semana.
¿Qué pasa si un CFDI que deduje fue cancelado?
Pierde sus efectos fiscales. Debes revertir la deducción o el acreditamiento y, si aplica, pedir al proveedor un CFDI que lo sustituya.
¿Necesito cambiar de sistema contable para conciliar?
No. La conciliación se conecta a lo que ya usas: CONTPAQi, tu ERP o tus propios sistemas.
Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría de tu contador. Las reglas fiscales cambian: verifica siempre la Resolución Miscelánea vigente.
